湖北大学知行学院物资采购管理办法
第一章 总则
第一条为维护学院利益，加强物资的供应管理，规范物资采购工作，依照国家有关法律法规和上级部门规定，结合学院实际，特制定本办法。
第二条学院教学、科研、行政、后勤所需仪器设备、家具、医疗器械、药品、图书及其它批量物资的采购活动，适用本办法。
第三条 学院成立由院长任组长，分管院领导为副组长，资产、财务、审计、监察、法律顾问等相关职能部门负责人为成员的湖北大学知行学院物资采购工作领导小组，领导小组下设办公室，挂靠资产与实验室管理处，具体负责学院物资采购的日常事务。
第四条 物资采购应充分体现公开、公平、公正和诚实信用原则，增强物资采购过程的透明度。
第二章 申购与审批
第五条 物资采购项目的分类、分级
（一）项目分类：依据经费来源将采购项目分为科研、教学、行政办公等类别。
（二）项目分级：为明确审批权限，按项目预算经费将采购项目分为3个等级：
A级：人民币1千元以下的。
B级：人民币1千元（含）至20万元以下的。
C级：人民币20万（含）元及以上的。
第六条 审批内容
（一）经费审批；
（二）采购方式审批；
（三）合同前审批。
第七条 物资采购的申报和审批程序
无论何类何级采购项目，均须填写《湖北大学知行学院小额资产购置申请表》（以下简称《小额申购表》）或《湖北大学知行学院固定资产购置申请表》（以下简称《申购表》）。
（一）A级项目的申报和审批
（1）申购部门（职能部门）提出书面申请（申请应说明用途、购置理由、经费来源、数量、价格）须经部门分管院长签批意见（教学系部由部门领导签批意见）。
（2）申购部门填写《小额申购表》交资产与实验室管理处进行采购方式审批。
（3）经费审批和采购方式审批完成后，由申购部门自行组织采购。
（4）物资供应商确定后，如需签订供货合同，供货合同交学院法律顾问室审定，由申购部门负责人进行合同前审批。
（二）B级项目的申报和审批
（1）申购部门提出书面申请（申请应说明用途、购置理由、经费来源、数量、价格）须经部门分管院长签批意见。
（2）申购部门填写《申购表》，由资产与实验室管理处牵头组织申购部门进行询价，填写《询价记录单》或写出询价会议记要。
（3）经费审批和采购方式审批完成后，由资产与实验室管理处组织采购。
（4）物资供应商确定后，供货合同交学院法律顾问室审定，由申购部门进行合同前审批。
（三）C级项目的申报和审批
（1）申购部门提出书面申请（申请应说明用途、购置理由、经费来源、数量、价格）须经部门分管院长签批意见，并提交详细的《论证报告》。
（2）申购部门组织专家对《论证报告》提出评价意见并会同财务处进行经费审批，资产与实验室管理处和财务部门负责人签字后交院物资采购工作领导小组审批。
（3）资产与实验室管理处组织进入招标程序，如特殊原因不能公开招标采购的，需报学院招标工作领导小组审批。
（4）中标人确定后，供货合同交学院法律顾问室审定，并由资产与实验室管理处负责人进行合同前审批。
第三章 采购方式
第八条 学院物资采购采用以下方式：
（一）公开招标；
（二）邀请招标；
（三）竞争性谈判（紧急采购）；
（四）询价；
（五）单一来源采购；
（六）学院集中采购及物资采购管理部门认定的其他采购方式。
公开招标应作为学院物资采购的主要采购方式。
第九条 公开招标范围包括：
学院的货物采购、工程建设、服务等项目符合以下范围及规模标准的，必须进行公开招标。
（一）货物采购：本院所使用的教学科研设备、实验耗材、电气设备、花草苗木、医用药品、教材图书文献等预算金额在20万元以上的大宗物资采购；
（二）工程建设：指本院教学、科研、办公、生活用房及配套设施的新建、改建、扩修等基建工程及基础设施的装修、改造、拆除、修缮等修缮工程，其单项合同预算金额在30万元以上的；
（三）服务：包括勘察、设计、监理、咨询、委托设计、安保、审计类委托服务等单项合同（或协议）预算金额在20万元以上的；
本条款所称“以上”均含本数。
（四）学院领导交办的需要招标采购的项目；
（五）法律或上级主管部门对所进行的招标项目有规定的，应依照其规定执行。
第十条 采购人不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。
第十一条 符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照本办法采用邀请招标方式采购：
（一）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；
（二）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。
第十二条 符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照本办法采用竞争性谈判方式采购：
（一）招标后没有供应商投标，或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；
（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
（三）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
（四）不能事先计算出价格总额的。
第十三条 符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照本办法采用单一来源方式采购：
（一）只能从唯一供应商处采购的；
（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的；
（四）预先已声明需对原有采购项目进行后续扩充的；
（五）因教学科研需要，对采购项目有原创或特殊技术要求的。
第十四条工程项目除涉及国家安全、国家机密、抢险救灾等不适宜招标的，其他符合以下情形之一的，由采购管理部门按有关规定确定单一来源方式采购。
（一）需要采用不可替代的专利或者专有技术；
（二）采购人依法能够自行建设、生产或者提供；
（三）已通过招标方式选定的特许经营项目投资人依法能够自行建设、生产或者提供；
（四）需要向原中标人采购工程，否则将影响施工或者功能配套要求；
（五）国家规定的其特殊情形。
第十五条 采购的货物规格、参数一致、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目，可以采用询价方式采购。
第四章采购程序
第十六条 学院负有编制部门预算职责的单位在编制下一年度预算时，应当将该年度物资采购的项目及资金预算列出，报学院财务部门汇总。年度预算的审批，按学院预算管理权限和程序进行。
第十七条 货物或者服务项目采取邀请招标方式采购的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，选择3家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。
第十八条 货物和服务项目实行招标方式采购的，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，不得少于20日。
第十九条 在招标采购中，出现下列情形之一的，应予废标：
（一）符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足3家的；
（二）出现影响采购公正的违法、违规行为的；
（三）投标人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的；
（四）因重大变故，采购任务取消的。
废标后，采购人应当将废标理由通知所有投标人。
第二十条 废标后，除采购任务取消情形外，应当重新组织招标；需要采取其他方式采购的，应当报院招标工作领导小组批准。
第二十一条 采用竞争性谈判方式采购的，应当遵循下列序程：
（一）成立谈判小组。谈判小组由申购部门、资产与实验室管理处等部门3人以上人员组成。
（二）谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。
（三）确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。
（四）谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
（五）确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。
第二十二条 采取单一来源方式采购的，采购人与供应商应当遵循本办法规定的原则，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。
第二十三条 采取询价方式采购的，应当遵循下列程序：
（一）成立询价小组。询价小组由申购部门、资产与实验室管理处等部门3人以上人员组成。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。
（二）确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。
（三）确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。
第二十四条 申购部门、资产与实验室管理处对采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
第五章 监督检查与法律责任
第二十五条学院采购工作接受上级主管部门和学院纪检监察、审计部门的监督检查。主要内容是：有关采购的法律、法规和规章的执行情况；采购范围、采购方式和采购程序的执行情况；采购人员的职业素质和专业技能。
第二十六条采购活动执行程序应当明确，并相互监督、相互制约。相关职能部门应当按照本办法的规定，加强内部管理，建立健全内部监督管理、教育、培训、考核等制度；加强对工作人员的教育和培训，不断提高其职业道德素质和专业技术水平；对工作人员定期考核，客观评价其专业水平、工作实绩和职业道德状况，经考核不合格者，不得继续任职。
第二十七条采购及监督管理部门的工作人员在实施采购过程中违反本办法规定及学院其他相关规定的，给予相应纪律处分；情节严重构成违法犯罪的，依法依规移送政府有关部门或司法部门处理。
第六章 附则
第二十八条本办法由学院资产与实验室管理处负责解释，自印发之日起施行。
资产与实验室管理处
2015年10月11日
